Af Oluf Jørgensen, medlem af Offentlighedskommissionen
Offentlighedskommissionen med Folketingets Ombudsmand som formand har afsluttet sit arbejde i efteråret 2009 med en omfattende betænkning og udkast til ny offentlighedslov.
Den gældende offentlighedslov er formuleret i en tid, hvor dokumenter blev skrevet på skrivemaskiner og arkiveret i mapper og skuffer. Når et dokument skulle videregives f.eks. ved aktindsigt måtte man bruge fotokopiering og postvæsenet. En af Offentlighedskommissionens vigtigste opgaver har været at overveje, hvordan digitaliseringen af den offentlige forvaltning påvirker vilkårene og mulighederne for åbenhed.
Kommissionens lovudkast indeholder mange forslag. I denne artikel omtales forslag, der særligt sigter på at udnytte teknologiens muligheder til at skabe større åbenhed.
Åbenhed skal sikres via udvikling af IT-systemer
Offentlighedskommissionen har understreget som et tillæg til en ny formålsparagraf, at myndigheder skal sørge for, at hensynet til åbenhed i videst muligt omfang varetages ved etablering og udvikling af it-systemer (lovudkastet § 1, stk.2). Det er en vigtig forudsætning for, at kommissionens intentioner med en ny offentlighedslov kan blive realiseret fuldt ud.
Når der søges aktindsigt efter den gældende offentlighedslov, kan myndigheder kræve, at ansøgeren identificerer bestemte sager eller dokumenter. Kommissionen foreslår, at retten til aktindsigt også skal gælde, når der angives et tema (lovudkastet § 9, stk.1, nr.2). Det betyder, at det bliver muligt at få overblik over en myndigheds praksis på et felt eller en myndigheds krav til en virksomhed f.eks. Arbejdstilsynets henstillinger og påbud om arbejdsmiljøforhold inden for de seneste tre år.
Ret til databaseudtræk
Den gældende lov handler kun om aktindsigt i dokumenter, der allerede eksisterer. Kommissionens forslag vil desuden give ret til dataudtræk af oplysninger, der findes i databaser (lovudkastet § 11). Retten til et dataudtræk forudsætter, at det kan leveres med enkle it-kommandoer. Data med følsomme personoplysninger må kun bruges i dataudtræk efter effektiv anonymisering.
Ret til dataudtræk giver offentligheden mulighed for sammenstilling af data, som myndigheden ikke har foretaget i forvejen. Dermed afskaffes offentlige myndigheders monopol på udnyttelsen af data, og der opstår mangfoldige, nye muligheder for forskning og undersøgende journalistik f.eks. ved udtræk fra: motorkøretøjsregistret om bilparkens sammensætning med hensyn til alder og bilmærker, sundhedsvæsenets registre om sygdomsmønstre i forskellige geografiske områder og skatteregistre om sammenhænge mellem indkomster og skattebetaling.
Som supplement til forslaget om dataudtræk foreslår kommissionen, at myndigheder skal udarbejde en beskrivelse af hvilke typer oplysninger, der indgår i en database, hvilket grundlag de bygger på og om databasens formater (lovudkastet § 12). En sådan databeskrivelse skal være obligatorisk ved databaser, der etableres eller udvikles efter lovens ikrafttræden.
Digitaliseringen skaber grundlag for øget anvendelse af analyser. Det gælder også i den offentlige forvaltning. Offentlighedskommissionen understreger i lovudkastets bemærkninger, at retten til aktindsigt i en sags faktiske grundlag også omfatter de metoder og forudsætninger, som en myndighed har anvendt f.eks. ved planlægning.
Minimumskrav om journalisering
Næsten alle myndigheder har en form for journaliseringssystem, men det er ikke et lovkrav i dag. Det bliver det ifølge Offentlighedskommissionens lovudkast, der vil indføre minimumskrav om registrering af dato for modtagelse eller afsendelse af dokument og kort tematisk angivelse af dokumentets indhold (lovudkastet § 15).
Mange kommuner offentliggør postlister på hjemmesiden og giver dermed offentligheden en nem mulighed for at få kendskab til sager, der kan have interesse. Den statslige centraladministration halter meget bagefter, og på den baggrund har kommissionen ikke foreslået, at postlister bliver obligatoriske med det samme. Kommissionen foreslår, at der gennemføres yderligere forsøg, hvor mindst ét departement, én styrelse, én kommunal og én regional centralforvaltning skal deltage. Forsøget skal i gang senest 1 år efter lovens ikrafttræden, og Folketinget skal senest tre år efter lovens ikrafttræden tage stilling til, om en ordning skal gøres obligatorisk.
Kommissionen anfører i betænkningen en række forudsætninger for et vellykket forsøg: Der skal afsættes økonomiske midler, anvendes tidssvarende teknologi, og forsøget skal f.eks. ved kobling med journalsystemer afprøve, hvor vidt it-løsninger kan bidrage til åbenhed. Postlistekravet skal ikke gælde dokumenter i sagstyper, der vedrører privatliv. Kommissionen fremhæver, at det er vigtigt at følge og gerne stimulere udvikling mod en mere åben forvaltning, der er i gang hos mange myndigheder. Der skal foretages en evaluering af forsøget af en uafhængig ekspertgruppe, og erfaringer hos myndigheder, der ikke deltager i en forsøgsordning, kan inddrages i evalueringen.
Pligt til aktiv information
Den gældende offentlighedslov handler kun om aktindsigt efter anmodning. Mange myndigheder informerer allerede på hjemmesider, og kommissionen foreslår, at myndigheder får pligt til at informere aktivt om deres virksomhed (lovudkastet § 17). Offentlige myndigheder beskæftiger sig med meget forskelligartede forhold, og lovudkastet opregner ikke hvilke typer oplysninger, der skal informeres om. Ifølge Offentlighedskommissionens lovudkast skal den enkelte myndighed fastsætte retningslinjer for den aktive information. Kommissionen nævner i bemærkningerne en række eksempler på information, som vil være oplagte at tage med: Budgetter og regnskaber, eksterne og interne målsætninger, politiske aftaler, handlingsplaner, analyser og rapporter, dagsordener med bilagsfortegnelser og referater fra møder i politiske organer, råd og nævn.
Med digitaliseringen er det typisk nemmest for både myndigheden og personen, der søger aktindsigt, at den formidles elektronisk. Efter lovudkastet skal dokumenter som hovedregel udleveres i den form, der ønskes af personen, der søger indsigt (lovudkastet § 40). Det skal også gælde ved dataudtræk – den nye vej til indsigt, der foreslås af Offentlighedskommission som supplement til aktindsigt i dokumenter og sager.
Skriv et svar