En sms fra en borgmester om kommunale forhold er hverken privat eller hemmelig. Det står klart, efter at Ankestyrelsen har afgjort en række konkrete sager, som det uafhængige magasin Kommunen.dk har rejst.
Ankestyrelsen slår fast, at sms’er og e-mails, som borgmestre og kommunaldirektører sender, er omfattet af offentlighedslovens bestemmelser om aktindsigt, også selvom de ikke er blevet gemt i det kommunale elektroniske arkiv.
Afgørelserne får offentligheds-ekspert Oluf Jørgensen til at opfordre kommunerne til at gemme borgmestres og kommunaldirektørers sms’er.
Oluf Jørgensen minder om, at der i forbindelse med minksagen kom opmærksomhed om ulovlig sletning af sms’er fra mobiltelefoner, som Statsministeriet stiller til rådighed for ministre og topembedsmænd. Den ulovlige praksis blev stoppet.
To gange medhold
Et stort antal kommuner afviste Kommunen.dk’s anmodning om aktindsigt. Især to begrundelser gik igen:
For det første mente kommunerne, at aktindsigtsanmodningen ikke var præcis nok. Kommunerne mente, journalisten skulle angive en bestemt sag, hvor borgmesteren og/eller kommunaldirektøren kunne have sendt en sms eller en mail.
Men da anmodning angav et tværgående tema, har Ankestyrelsen givet fuldt medhold i, at tema-anmodningen er helt i orden og skal besvares af kommunerne.
For det andet forklarede kommunerne i næsten enslydende svar, at kun hvis en sms eller en mail fra eksempelvis borgmesteren angår en konkret sag og er arkiveret på denne sag i de såkaldte ESDH-systemer (elektronisk sags- og dokumenthåndtering), kan der være tale om at give aktindsigt.
Men Ankestyrelsen har også her givet fuldt medhold til Kommunen.dk, idet også ikke-journaliseret materiale er omfattet af offentlighedsloven.
En lang række kommuner har derfor fået besked på at genbehandle anmodningerne om aktindsigt i borgmestres og kommunaldirektørers sms’er og emails.
Vigtige principper
Oluf Jørgensen siger, at Ankestyrelsen har fastslået nogle vigtige principper om aktindsigt:
“En anmodning om aktindsigt kan omfatte et tema med henblik på at undersøge kommunens praksis på et område, f.eks. påvirkning eller forsøg på påvirkning af mediedækningen. En anmodning om temaindsigt skal give pejlemærker for, hvilke sager og dokumenter der skal findes frem,” forklarer Oluf Jørgensen.
Ankestyrelsen har fastslået, at der var tilstrækkelige pejlemærker i anmodningen, som Kommunen.dk sendte til landets kommuner. Journalisten bad om aktindsigt i ”borgmesterens og kommunaldirektørens henvendelser til journalister og redaktører eller andre ansatte ved lokale og regionale medier om modtagerens – eller modtagerens medarbejders medvirken i mediedækning f.eks. tv, radio eller artikler i hele perioden fra 1. januar 2018 til dags dato.”
Krav opfyldt
Charlotte Kirkeby, chefkonsulent i Tilsynet i Ankestyrelsen, siger:
“Temakravet er opfyldt, fordi du henviser til korrespondance mellem to parter, og der er et emne.”
Oluf Jørgensen siger, at sms’er og e-mails, der indgår i behandlingen af en kommunal sag, er dokumenter i offentlighedslovens forstand. Det gælder også borgmestres og kommunaldirektørers sms’er og mails, uanset om de modtages eller sendes fra deres egne mobiltelefoner. Indholdet er afgørende – ikke formen.
Krav opfyldt
Journaliseringspligten blev lovfæstet ved ændringen af offentlighedsloven i 2013. Dokumenter skal journaliseres, når de er modtaget eller sendt i forbindelse med behandlingen af en sag og har betydning. For interne dokumenter gælder journaliseringspligt dog kun for dokumenter i ”endelig form”.
“Ankestyrelsen har fastslået, at retten til aktindsigt ikke afhænger af, om et dokument faktisk er blevet journaliseret, som det skulle, f.eks. borgmesterens kommunikation med en journalist om en kommunal sag. Aktindsigt kan også omfatte et dokument, der ikke er journaliseringspligtigt, f.eks. en intern oplysning om faktiske forhold i en sag,” siger Oluf Jørgensen.
Som nævnt kan en kommune ikke afslå en anmodning om aktindsigt, blot fordi den ikke umiddelbart kan finde relevante dokumenter i journalsystemet.
Oluf Jørgensen forklarer, at kommunen skal undersøge, om den f.eks. er i besiddelse af mails eller sms-beskeder, som er omfattet af en anmodning om aktindsigt.
“Hvis der f.eks. er grund til at tro, at borgmesteren, kommunaldirektøren eller andre repræsentanter for kommunen har modtaget eller sendt mails eller sms’er fra egne mobiler, så må de anmodes om at tjekke.”
Sikker opbevaring
Det fremgår af de afgørelser, som Ankestyrelsen har truffet på baggrund af klagerne fra Kommunen.dk, at kommunerne ikke er forpligtet til at foretage søgninger i for eksempel borgmesterens sms’er. Det er tilstrækkeligt, at kommunen spørger borgmesteren, om han har sms’er, der er omfattet af aktindsigtsanmodningen.
Hertil siger Oluf Jørgensen:
“Kommuner må sørge for sikring af oplysninger på mobiltelefoner, som stilles til rådighed for borgmester, kommunaldirektør og andre embedsmænd. For oplysninger, der er omfattet af lovkrav om journalisering og aktindsigt, bør der være faste procedurer for overføring til mere sikker opbevaring i myndighedens journalsystemer.”
Oluf Jørgensen peger også på, at det kan tænkes, at nogle sagsrelevante oplysninger og dokumenter findes på borgmesterens eller kommunaldirektørens egne, private mobiltelefoner.
“Hvis det kun sker undtagelsesvis, må det være tilstrækkeligt, at kommunen spørger borgmesteren og kommunaldirektøren og beder dem tjekke, om der er relevante oplysninger. På den ene side må private mobiler ikke bruges til at omgå reglerne for offentlig forvaltning. På den anden side skal også kommunens topfolk have mulighed for privatliv uden kontrol,” siger Oluf Jørgensen.
Spørg borgmesteren
Det er altså tilstrækkeligt, at en kommune spørger borgmesteren, om der er sms’er, som er omfattet af aktindsigtsanmodningerne.
Det har flere kommuner gjort på baggrund af afgørelsen fra Ankestyrelsen, og næsten alle kommuner har derefter oplyst, at der ikke findes sms’er eller e-mails, som er omfattet af aktindsigtsanmodningen.
Med andre ord har borgmesteren og kommunaldirektøren selv oplyst, at de ikke har skrevet til en journalist eller et medie om kommunale forhold.
Ovenstående artikel bringes efter aftale med Kommunen.dk og er en bearbejdet udgave af den oprindelige artikel i magasinet.
Skriv et svar