Myndigheder skal udlevere autentiske oplysninger, når de giver aktindsigt. Det fastslår Folketingets Ombudsmand i en sag om aktindsigt i et ministeriums fratrædelsesaftale for en særlig rådgiver. Ombudsmanden forklarer, at ministeriet ikke må omskrive eller erstatte teksten med andre oplysninger, som det hellere vil udlevere. Desuden kritiserer ombudsmanden, at anmodningen om aktindsigt blev afgrænset for snævert og fastslår, at en aftale om fortrolighed ikke kan tilsidesætte offentlighedsloven. Folketingets Ombudsmand 21. august 2024.
Den særlige rådgiver skrev på Linkedin i foråret 24, at han stoppede i sin stilling ved Uddannelses- og Forskningsministeriet. Ministeriet ville ikke fortælle en journalist, om rådgiveren selv havde sagt op eller var blevet fyret og afslog at give aktindsigt i fratrædelsesaftalen. Derefter anmodede journalisten om aktindsigt i den særlige rådgivers løn og fratrædelsesbeløb. Ministeriet oplyste det samlede fratrædelsesbeløb, men ville ikke oplyse, om det svarede til fem måneders løn.
Uddannelses- og Forskningsministeriet henviste til, at offentlighedsloven § 21, stk. 2 undtager oplysninger om ansættelsesforhold, bortset fra særlige oplysninger, der er nævnt i stk. 3 bl.a. ”lønmæssige forhold”. Ministeriet henviste også til vilkår om fortrolighed i fratrædelsesaftalen.
Udtalelse fra Folketingets Ombudsmand
Folketingets Ombudsmand lægger vægt på, at anmodningen klart handler om ”aktindsigt i fratrædelsesaftalen”. Ombudsmanden konstaterer, at fratrædelsesaftalen faktisk indeholder oplysninger om den særlige rådgivers lønmæssige forhold bl.a. månedsløn, og hvor mange måneders løn der skulle udbetales som fratrædelsesgodtgørelse.
Ombudsmanden kritiserer, at ministeriet tolkede anmodningen om aktindsigt i fratrædelsesaftalen så snævert, at den ikke omfattede lønmæssige forhold. Ministeriet formulerede tilmed afslaget, så det gav indtryk af, at fratrædelsesaftalen ikke indeholdt oplysninger om lønmæssige forhold.
Ombudsmanden forklarer, at ”lønmæssige forhold” ikke kun omfatter den ansattes totalløn men også fordelingen på f.eks. grundløn, ferieløn og særlige tillæg. I fratrædelsesaftalen er godtgørelsen ikke angivet som et samlet beløb, men som et beløb svarende til et antal måneders løn. Aftalen indeholder desuden oplysninger om den særlige rådgivers månedsløn og pensionssats samt det samlede pensionsbeløb, han modtager i forbindelse med fratrædelsen. Ombudsmanden udtaler, at disse oplysninger i fratrædelsesaftalen er omfattet af anmodningen om aktindsigt og skal udleveres.
Oplysninger kan udleveres som en kopi af fratrædelsesaftalen, hvori de oplysninger, der ikke er undergivet aktindsigt, er slettet. Myndigheden kan vælge i stedet at overføre oplysninger, der er undergivet aktindsigt, til et selvstændigt dokument og meddele aktindsigt i dette dokument. Et sådant udtræk af oplysninger (ekstrahering) skal gengive den nøjagtige tekst om disse oplysninger.
I øvrigt fastslår ombudsmanden ligesom i tidligere sager, at en myndighed ikke gyldigt kan tilsidesætte offentlighedsloven med en aftale om fortrolighed.
”Samlet set mener jeg, at Uddannelses- og Forskningsministeriets behandling af sagen har været behæftet med væsentlige fejl. Det mener jeg er meget beklageligt”, konkluderede ombudsmanden.
Mine kommentarer
Der er mange undtagelser i offentlighedsloven. Desto vigtigere er det, at de oplysninger, der skal udleveres, er autentiske. Ellers er loven helt værdiløs.
Oplysninger om ansættelser og fratrædelser er som udgangspunkt undtaget fra offentlighed, og journalisten kunne ikke kræve at få oplyst, om den særlige rådgiver selv var stoppet eller var fyret.
Der er ikke ret til at få oplysninger om baggrunden, men derimod ret til aktindsigt i oplysninger om beløb, der udbetales som løn, godtgørelse, pensioner og lignende.
Uanset offentlighedsregler har det i mange år været almindeligt med aftaler om fortrolighed i forbindelse med fratrædelser. Det er helt elementær jura, at lovregler ikke kan tilsidesættes med en aftale, og det er utroligt, at Uddannelses- og Forskningsministeriet ikke er klar over det.
Aktindsigten i sagen om den særlige rådgivers fratrædelsesaftale handler om små detaljer om fratrædelsesgodtgørelsen, men ombudsmandens udtalelse er nyttig til at understrege de grundlæggende krav til aktindsigters autenticitet.
Myndighedens afgrænsning af en anmodning om aktindsigtsanmodning skal bygge på en naturlig forståelse af anmodningens ordlyd. Det er klart i strid med loven, hvis en myndighed tolker en anmodning snævert for at undgå besvær eller for at skjule oplysninger. Folketingets Ombudsmand har i fastslået i en række sager, at myndigheder ved tvivl skal spørge personen, der anmoder, om den rette forståelse. Myndigheden må godt foreslå en begrænsning af aktindsigten, men må ikke begrænse uden accept.
Anmodninger om aktindsigt skal formuleres omhyggeligt, og ved henvendelse fra en myndighed om begrænsning er det også vigtigt at tænke sig om. Myndigheder har pligt til at vejlede, og det vil ofte være klogt at spørge myndigheden om, hvilke oplysninger den faktisk har om sagen og sikre betænkningstid før der evt. aftales en afgrænsning. Skriftlighed er nyttig for at sikre dokumentation. Se Gravercentrets guide til aktindsigt.
Når myndigheden skal give oplysninger fra et dokument, der i øvrigt kan undtages, skal den udlevere de autentiske oplysninger uden nogen form for omskrivning. Det gælder ikke kun ved fratrædelsesaftaler. Det gælder også i de mange tilfælde, hvor der skal gives aktindsigt i oplysninger om faktiske forhold fra dokumenter, der i øvrigt kan undtages som interne eller dokumenter til betjening af ministre eller enkelte folketingsmedlemmer.
Mange myndigheder informerer gerne, når de selv kan styre, hvilke oplysninger der skal ud, og hvordan de skal vinkles. Offentlighedsregler betyder, at myndigheder ikke blot kan informere,som de selv finder opportunt, men skal give aktindsigt til oplysninger uden ændringer i indhold og form.
Kravet om autenticitet er offentlighedsreglernes grundlæggende formål eller med bevingede franske ord: ”raison d´être”.
Skriv et svar