Datasammenstilling bliver brugt

Offentlighedslovens nye regel om datasammenstilling bliver brugt. En ny redegørelse fra Justitsministeriet viser, at den i praksis især bliver brugt til at få oplysninger frem fra de styrelser, der har mange data og erfaringer med at lave statistik.

Justitsministeriets redegørelse

Den aktuelle evaluering af offentlighedsloven startede ved årsskiftet 2016-2017 med høring af myndigheder og organisationer. I starten af juni har Justitsministeriet publiceret en redegørelse, der samler oplysninger fra høringssvarene. Link til pressemeddelelse, redegørelse og høringssvar.

Cirka 200 ud af redegørelsens 238 sider bliver brugt til at sammenfatte høringssvar fra ministerier, KL og Danske Regioner. Ministeriernes høringssvar dækker både departementer og underliggende myndigheder som styrelser.

Det er ikke nogen overraskelse, at det viser sig, at den nye undtagelse for ministerbetjening bruges langt oftere i departementer end i de underliggende myndigheder.

Det er heller ikke en overraskelse, at mange myndigheder – især departementer – beretter om gennemsnitlige svartider, der går langt udover offentlighedslovens normalfrist om 7 arbejdsdage. Udlændinge- og Integrationsministeriet bruger som det værste eksempel i gennemsnit 30 arbejdsdage, Forsvarsministeriet bruger 23,6 arbejdsdage og Justitsministeriet bruger 16,5. Kun tre departementer har gennemsnitstider på 7 arbejdsdage og derunder: Kirkeministeriet, Undervisningsministeriet og Børne- og Socialministeriet.

Høringssvar fra myndigheder om datasammenstilling

Jeg var derimod ikke klar over, at den nye regel om datasammenstilling bliver brugt så hyppigt, som redegørelsen viser.

De fleste myndigheder har modtaget anmodninger om datasammenstilling. Departementer, kommuner og regionger har typisk kun modtaget få anmodninger, men med stigende tendens. Nogle statslige styrelser o.l. har modtaget mange anmodninger.

De fleste anmodninger bliver imødekommet, og det er klart tilfældet hos en række styrelser. Afslag bliver enten begrundet med, at en datasammenstilling er umulig, eller at den ikke kan gennemføres med “få og enkle kommandoer”.

Næsten alle myndigheder oplyser, at de selv har de nødvendige it-kundskaber til rådighed til at foretage datasammenstilling.

Eksempler

Beskæftigelsesministeriets departement har selv modtaget 13 anmodninger i 2016 og imødekommet 11. Myndigheder under Beskæftigelsesministeriet har tilsammen modtaget 155 anmodninger pr. år i snit og 146 er imødekommet. Det drejer sig om: Arbejdstilsynet, Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, Udbetaling Danmark og Arbejdsmarkedets Erhvervsforsikring.

Energistyrelsen har i 2016 modtaget 42 anmodninger om energiforbrug, og de fleste er imødekommet.

Moderniseringsstyrelsen skønner at have modtaget 20 anmodninger om året og at halvdelen er imødekommet.

Rigspolitiet skønner, at de årligt har modtaget 300 anmodninger om dataudtræk og at ca. 75 % er imødekommet.

Fødevarestyrelsen har 2014 – 16 i alt modtaget 21 anmodninger om datasammenstilling og 17 er blevet imødekommet.

SKAT har modtaget 28 anmodninger i 2016 og skønner 58 % er imødekommet.

Styrelsen for Forskning og Uddannelse skønner, at den får 10 anmodninger om året og at 80 % bliver imødekommet.

Spørgsmål

Redegørelsen giver kun oplysninger om antal datasammenstillinger pr. myndighed og ikke om hvilke emner, der er blevet belyst.

Redegørelsen viser ikke, hvor mange myndigheder, der bruger dialog henholdsvis afviser datasammenstilling fordi den er umulig eller ikke kan gennemføres ved “få og enkle kommandoer”. En myndighed oplyser, at den 40 – 50 gange om året modtaget anmodninger på variabler, der ikke kan lade sig gøre, men at den efterfølgende dialog normalt fører til justering af anmodning, så den kan lade sig gøre.

Redegørelsen viser ikke, om myndigheder opfylder loven krav om databeskrivelser.

Datasammenstilling eller aktindsigt

Redegørelsen viser heller ikke, hvordan myndigheder skelner mellem aktindsigt og datasammenstilling.

Den principielle forskel er, at aktindsigt handler om eksisterende dokumenter, mens datasammenstilling handler om samling af data til et nyt dokument. Se “Datasammenstilling” af Mulvad og Jørgensen

Retten til datasammenstilling gælder ikke for registre over dokumenter i myndigheders journalsystemer. Denne væsentlige begrænsning blev tilføjet af Justitsministeriet i lovforslagets bemærkninger

Udlændinge- og Integrationsministeriet oplyser i høringssvaret, at det i en konkret klagesag har vurderet, at en anmodning om indsigt i antallet af indberetninger om proformaægteskaber kunne gennemføres som aktindsigt. Ministeriet oplyser, at der er en risiko for, at retten til datasammenstilling indirekte vil kunne indskrænke offentlighed, såfremt der meddeles afslag på indsigt i oplysninger under henvisning til den manglende adgang til datasammenstilling fra myndigheders journalregistre, hvis oplysningerne samtidigt vil kunne fremfindes ved at fremsøge de underliggende dokumenter.

Vejledning og/eller lovgivning

Justitsministeriet skriver, at ministeriets vejledning om offentlighedsloven vil blive “opdateret”. I den forbindelse vil vejledningen bl.a. komme ind på databasebegrebet og spørgsmålet om, hvilke behandlinger der kan inddrages i vurderingen af, om en datasammenstilling kan foretages ved ”få og enkle kommandoer”.

Ifølge lovforslagets bemærkninger handler kriteriet om, at datasammenstilling skal kunne foretages uden brug af væsentlige ressourcer. Tidsforbruget skal være kort, men der er ikke nærmere pejlemærker. I praksis har et ministerium for nylig begrundet et afslag med, at datasammenstillingen ville kræve mere end 4 timers arbejde.

Retten til aktindsigt er i loven begrænset af kriteriet “uforholdsmæssigt ressourceforbrug”. Her oplyser bemærkningerne, at det som udgangspunkt er 25 timer. For journalister og andre, der har særlig interesse, er tidsgrænsen væsentligt højere.

Det er forståeligt, at der sættes en grænse for hvor megen tid, en myndighed skal bruge på sagsbehandling for at sikre offentlighed. Det er derimod svært at forstå, at tidsgrænsen sættes meget kortere, når offentlighed kræver datasammenstilling som en it-medarbejder kan gennemføre med en række kommandoer. Så vidt jeg ved, er timelønnen til it-medarbejdere ikke højere end timelønnen til jurister.

Justitsministeriet opdatering af vejledningen kan ikke løse de problemer, der følger af kriteriet “få og enkle kommandoer”. Det kræver en lovændring, der fjerner dette særlige kriterium for datasammenstilling.

Det kræver også lovgivning, at få fjernet den usaglige undtagelse af journalsystemer, der blev sat ind i Justitsministeriets bemærkninger til reglen om datasammenstilling.